SALURAN
KOMUNIKASI FORMAL
Struktur hirarki
dasar organisasi menggambarkan sebagian besar sifat aliran komunikasi
internalnya. Saluran-saluran komunikasi formal secara umum dirancang untuk
mempermudah pertukaran-pertukaran informasi vertikal, horizontal dan diagonal.
Berikut ini akan dibahas karakteristik-karakteristik dan impikasi-implikasi
setiap aliran tersebut dalam hubungannya dengan komunikasi efektif.
Komunikasi
formal
Komunikasi formal yang dilakukan antara sesama
organisasi disesuaikan dengan urutan/tingkatan dalam struktur organisasi.
Kalau komunikasi formal disampaikan dari atasan ke
bawahan komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan perintah.
Akan tetapi kalau komunikasi dilakukan dari bawahan
ke atasan maka komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan laporan.
ALIRAN
VERTIKAL
Aliran
komunikasi vertikal mencakup seluruh tranksaksi yang meliputi baik aliran
informasi ke bawah maupun ke atas yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam
suatu organisasi. Transmisi informasi kebawah (downward) biasanya dipandang
sebagai hal yang terjadi bersamaan dengan aliran wewenang organisasi, yang
diberikan dari eselon tertinggi sampai eselon terendah. Sebagai contoh, dalam
gambar 8-2, akan ada aliran komunikasi vertikal kebawah dari manajer umum ke
manajer produksi, kemudian ke manajer pabrik, kepala bagian produksi,
superintendent, mando dan akhirnya karyawan operatif. Walaupun komunikasi ke
bawah mungkin melaksanakan beberapa fungsi, secara mendasar digunakan untuk
memberi perintah dan instruksi. Katz dan Kahn mengemukakan bahwa aliran
komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok :
1. Untuk
memberikan pengarahan-pengarahan atau instruksi-instruksi kerja tertentu
(spesifik).
2. Untuk
memberikan informasi mengapa suatu perkerjaan harus dilaksanakan (rationale of
a job).
3. Untuk
memberikan informasi tentang prosedur-prosedur dan praktek-praktek
organisasional.
4. Untuk
memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan (bawahan).
5. Untuk
menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi
menanamkan pengertian tentang tujuan-tujuan yang ingin dicapai.
Komunikasi ke bawah dapat berupa
tulisan atau lisan (oral). Contoh komunikasi tertulis adalah memorandum,
manual, majalah, surat kabar, bulletin, dan penyebaran informasi. Beberapa
contoh komunikasi lisan yang mengalir ke bawah termasuk media pengarahan
verbal/lisan, percakapan, konferensi, dan kontak telepon. Secara lebih
terperinci aliran komunikasi vertikal ke bawah mungkin berbentuk :
·
Rantai perintah;
·
Plakat dan papan pengumuman;
·
Majalah perusahaan;
·
Surat pada karyawan;
·
Buku petunjuk karyawan;
·
Kontak informasi;
·
Sistem pengeras suara;
·
Secarik kertas tanda terima gaji;
·
Desas-desus
·
Laporan tahunan;
·
Pertemuan kelompok;
·
Serikat kerja.
Gerakan informasi ke atas (upward)
melalui tingkatan-tingkatan hirarki organisasional paling sering berbentuk
umpan balik pelaksanaan kerja dan secara mendasar dihubungkan dengan fungsi
pengawasan. Sebagai contoh, penyampaian data keluaran produksi ke atas adalah
esensial bagi fungsi pengawasan produksi. Disamping itu, komunikasi ke atas
juga melaksanakan peranan integratif dengan menyediakan sarana-sarana
penyampaian masalah-masalah yang dihadapi karyawan. Survai sikap, manajemen
berdasarkan sasaran (management by objective), dan terdengarnya keluhan
merupakan beberapa contoh komunikasi ke atas. Secara lebih terperinci, aliran
komunikasi vertikal ke atas mungkin berbentuk :
·
Kontak tatap muka;
·
Pertemuan kelompok;
·
Prosedur pengaduan;
·
Sistem kelah;
·
Daftar pertanyaan tentang semangat
kerja;
·
Surat usulan;
·
Pemberian saran;
·
Wawancara;
·
Kebijaksanaan pintu terbuka (open-door
policy)
·
Serikat kerja;
·
Mata-mata karyawan;
·
Desas-desus.
Aliran
horizontal (Lateral)
Komunikasi
horizontal mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral
dalam suatu organisasi. Transmisi ini dapat dikelompokkan menurut terjadinya :
(a) di antara para karyawan dalam kelompok kerja yang sama dan (b) antara
kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar
departemen. Sebagai contoh, dalam gambar akan ada aliran komunikasi horizontal
dalam antara unit-unit kerja seperti pemasaran, produksi, keuangan, penelitian
dan hubungan industrial; atau di antara para manajer pabrik atau
superintendent. Komunikasi ini bersifat koordinatif, karena hal ini paling sering
bersangkutan dengan aliran kerja. Karena komunikasi horizontal terutama terjadi
di antara orang-orang yang berkedudukan sederajat atau hampir sepadan, maka
cendering tidak begitu menakutkan, lebih akurat, dan lebih cepat dibanding
komunikasi vertikal.
Aliran
Diagonal
Aliran
komunikasi diagonal mencakup seluruh transmisi informasi yang memotong silang
rantai perintah organisasi. Komunikasi diagoanl paling sering berbentuk
interaksi antara para manajer lini dan para anggota staf atau unit-unit
pelayanan. Dalam masalah ini para pemimpin organisasi perlu menyadari bahwa
sering terjadi konflik dalam komunikasi lini – staf diagonal. Berbagai studi
yang telah dilakukan mengambil kesimpulan bahwa para staf mempunyai kegiatan
komunikasi dan pengetahuan tentang berbagai peristiwa organisasi lebih besar
daripada para karyawan lini. Suatu studi yang dilakukan Davis memberikan
beberapa keterangan tentang hal itu :
1. Komunikasi
merupakan fungsi utama banyak spesialis staf. Mereka secara rutin mendapatkan
data dan melaksanakan kegiatan-kegiatan, seperti penyiapan laporan-laporan dan
penyebaran pengarahan-pengarahan.
2. Para
spesialis staf biasanya mempunyai saluran-saluran komunikasi lebih pendek ke
manajemen puncak (atas), karena pada umumnya personalia staf ditempatkan pada
posisi-posisi tinggi dalam hirarki manajemen.
3. Banyak
spesialis staf harus secara teratur mendatangi berbagai departemen suatu
perusahaan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Mobilitas ini memungkinkan
mereka mempunyai kesempatan lebih besar untuk memperoleh dan menyebarkan
informasi, sehingga dapat mengembangkan jangkauan komunikasi yang lebih luas.
4. Karena
keahlian khusus mereka, para spesialis staf biasanya lebih banyak terlibat
dalam pelaksanaan keputusan-keputusan dibanding karyawan lini.