Pengertian Komunikasi

Pengertian Komunikasi

Komunikasi merupakan sebuah proses dinamika yang secara jelas dipakai dlam seuah organisai. Penyampaiaan informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi dari satu unit ke unit tidak hanya vita dalam perumusan dan implementasi tujua-tujuan organisasional tapi juga merupakan peralatan dan sarana penting melalui mana kegiatan-kegiatan organisasional.

Menurut para ahli definisi komunikasi seagai berikut:

James A.F. Stoner & Charles Wankel (1989)

            Komunikasi  ialah satu cara manusia berhubungan yang melibatkan pengertian atau maksud, dengan syarat mereka perlu setuju dengan definisi istilah-istilah yang digunakan berdasarkan sesuatu yang simbolik seperti isyarat, huruf, nomor, dan perkataan yang melambangkan atau menyerupai ide-ide yang dapat menyampaikan maksud

menurut Keith Davis

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari orang ke orang lain.

Chester I barnard

Komunikasi adalah alat dimana orang-orang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisai untuk mencapai tujuan umum.

Koontz O’Donnell

Komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi dari suatu orang ke orang lain.

Sedangkan secara umum komunikasi merupakan sebuah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat seperti apa yang dikehendaki oleh orang yang mempunyai pendapat terseut. Dengan komunikasi diharapkan akan terperoleh titik kesamaan fikiran. Kemungkinan jika salah atau kurang sempurnanya penyampaian akan mencegah hal yang tidak sepandannya dalam sebuah organisai.

Seperti memimpin, pasti kita akan mencapai dan melaksanakan apa yang akan kita kehendaki. Melaksanakannya tidak selalu menghalalkan segala cara, kita mampu untuk erinteraksi dan memahami pemikiran dari orang yang menerima informasi. Kemudian informasi yang dierikan haruslah jelas dan singkat untuk menghindari informasi yang tidak baik dan akan menjadi issu atau kata burung.

Konteks Komunikasi, Tipe-tipe Komunikasi, dan pengaruh Utama pada Transmisi Informasi
Konteks Komunikasi	Tipe Komunikasi ( Tingkatan Analisi)	Pengaruh-pengaruh Utama pada Transmisi Informasi
Independen dari ( tidak pergantung kepada) organisasi	a.       Antara priadi	a.       Perwujudan kognifikan, dan aturan-aturan dan norma-norma sosial
Dalam organisasi	a.       Antara priadi b.      Antara unit kerja	a.       Aturan-aturan dan norma-norma organisasional ditamah norma-norma sosial yang dapat diterapkan b.      Hubungan-hubungan antar departemen, akibat-akibat agregrat pertukaran informasi
Eksternal ke organisai individual	a.       Antara organisai b.      Organisasi lingkungan	a.       Hubungan-hubungan diantara erbagai organisasi b.      Komponen-komponen lingkungan

^{sumer : K.H. Roberts et.al.,”Organizional Theory and Organizational Communication : A Communication Failure?” Human relations 27 (1974), hal 515.}

ALIRAN VERTIKAL

ALIRAN VERTIKAL

            Aliran komunikasi vertikal mencakup seluruh tranksaksi yang meliputi baik aliran informasi ke bawah maupun ke atas yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi. Transmisi informasi kebawah (downward) biasanya dipandang sebagai hal yang terjadi bersamaan dengan aliran wewenang organisasi, yang diberikan dari eselon tertinggi sampai eselon terendah. Sebagai contoh, dalam gambar 8-2, akan ada aliran komunikasi vertikal kebawah dari manajer umum ke manajer produksi, kemudian ke manajer pabrik, kepala bagian produksi, superintendent, mando dan akhirnya karyawan operatif. Walaupun komunikasi ke bawah mungkin melaksanakan beberapa fungsi, secara mendasar digunakan untuk memberi perintah dan instruksi. Katz dan Kahn mengemukakan bahwa aliran komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok :

1.      Untuk memberikan pengarahan-pengarahan atau instruksi-instruksi kerja tertentu (spesifik).

2.      Untuk memberikan informasi mengapa suatu perkerjaan harus dilaksanakan (rationale of a job).

3.      Untuk memberikan informasi tentang prosedur-prosedur dan praktek-praktek organisasional.

4.      Untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan (bawahan).

5.      Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan-tujuan yang ingin dicapai.

Komunikasi ke bawah dapat berupa tulisan atau lisan (oral). Contoh komunikasi tertulis adalah memorandum, manual, majalah, surat kabar, bulletin, dan penyebaran informasi. Beberapa contoh komunikasi lisan yang mengalir ke bawah termasuk media pengarahan verbal/lisan, percakapan, konferensi, dan kontak telepon. Secara lebih terperinci aliran komunikasi vertikal ke bawah mungkin berbentuk :

·         Rantai perintah;

·         Plakat dan papan pengumuman;

·         Majalah perusahaan;

·         Surat pada karyawan;

·         Buku petunjuk karyawan;

·         Kontak informasi;

·         Sistem pengeras suara;

·         Secarik kertas tanda terima gaji;

·         Desas-desus

·         Laporan tahunan;

·         Pertemuan kelompok;

·         Serikat kerja.

Gerakan informasi ke atas (upward) melalui tingkatan-tingkatan hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan secara mendasar dihubungkan dengan fungsi pengawasan. Sebagai contoh, penyampaian data keluaran produksi ke atas adalah esensial bagi fungsi pengawasan produksi. Disamping itu, komunikasi ke atas juga melaksanakan peranan integratif dengan menyediakan sarana-sarana penyampaian masalah-masalah yang dihadapi karyawan. Survai sikap, manajemen berdasarkan sasaran (management by objective), dan terdengarnya keluhan merupakan beberapa contoh komunikasi ke atas. Secara lebih terperinci, aliran komunikasi vertikal ke atas mungkin berbentuk :

·         Kontak tatap muka;

·         Pertemuan kelompok;

·         Prosedur pengaduan;

·         Sistem kelah;

·         Daftar pertanyaan tentang semangat kerja;

·         Surat usulan;

·         Pemberian saran;

·         Wawancara;

·         Kebijaksanaan pintu terbuka (open-door policy)

·         Serikat kerja;

·         Mata-mata karyawan;

·         Desas-desus.

Aliran horizontal (Lateral)

            Komunikasi horizontal mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dalam suatu organisasi. Transmisi ini dapat dikelompokkan menurut terjadinya : (a) di antara para karyawan dalam kelompok kerja yang sama dan (b) antara kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar departemen. Sebagai contoh, dalam gambar akan ada aliran komunikasi horizontal dalam antara unit-unit kerja seperti pemasaran, produksi, keuangan, penelitian dan hubungan industrial; atau di antara para manajer pabrik atau superintendent. Komunikasi ini bersifat koordinatif, karena hal ini paling sering bersangkutan dengan aliran kerja. Karena komunikasi horizontal terutama terjadi di antara orang-orang yang berkedudukan sederajat atau hampir sepadan, maka cendering tidak begitu menakutkan, lebih akurat, dan lebih cepat dibanding komunikasi vertikal.

Saluran komunikasi formal

SALURAN KOMUNIKASI FORMAL

            Struktur hirarki dasar organisasi menggambarkan sebagian besar sifat aliran komunikasi internalnya. Saluran-saluran komunikasi formal secara umum dirancang untuk mempermudah pertukaran-pertukaran informasi vertikal, horizontal dan diagonal. Berikut ini akan dibahas karakteristik-karakteristik dan impikasi-implikasi setiap aliran tersebut dalam hubungannya dengan komunikasi efektif.

Komunikasi formal

Komunikasi formal yang dilakukan antara sesama organisasi disesuaikan dengan urutan/tingkatan dalam struktur organisasi.

Kalau komunikasi formal disampaikan dari atasan ke bawahan komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan perintah.

Akan tetapi kalau komunikasi dilakukan dari bawahan ke atasan maka komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan laporan.

ALIRAN VERTIKAL

            Aliran komunikasi vertikal mencakup seluruh tranksaksi yang meliputi baik aliran informasi ke bawah maupun ke atas yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi. Transmisi informasi kebawah (downward) biasanya dipandang sebagai hal yang terjadi bersamaan dengan aliran wewenang organisasi, yang diberikan dari eselon tertinggi sampai eselon terendah. Sebagai contoh, dalam gambar 8-2, akan ada aliran komunikasi vertikal kebawah dari manajer umum ke manajer produksi, kemudian ke manajer pabrik, kepala bagian produksi, superintendent, mando dan akhirnya karyawan operatif. Walaupun komunikasi ke bawah mungkin melaksanakan beberapa fungsi, secara mendasar digunakan untuk memberi perintah dan instruksi. Katz dan Kahn mengemukakan bahwa aliran komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok :

1.      Untuk memberikan pengarahan-pengarahan atau instruksi-instruksi kerja tertentu (spesifik).

2.      Untuk memberikan informasi mengapa suatu perkerjaan harus dilaksanakan (rationale of a job).

3.      Untuk memberikan informasi tentang prosedur-prosedur dan praktek-praktek organisasional.

4.      Untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan (bawahan).

5.      Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan-tujuan yang ingin dicapai.

Komunikasi ke bawah dapat berupa tulisan atau lisan (oral). Contoh komunikasi tertulis adalah memorandum, manual, majalah, surat kabar, bulletin, dan penyebaran informasi. Beberapa contoh komunikasi lisan yang mengalir ke bawah termasuk media pengarahan verbal/lisan, percakapan, konferensi, dan kontak telepon. Secara lebih terperinci aliran komunikasi vertikal ke bawah mungkin berbentuk :

·         Rantai perintah;

·         Plakat dan papan pengumuman;

·         Majalah perusahaan;

·         Surat pada karyawan;

·         Buku petunjuk karyawan;

·         Kontak informasi;

·         Sistem pengeras suara;

·         Secarik kertas tanda terima gaji;

·         Desas-desus

·         Laporan tahunan;

·         Pertemuan kelompok;

·         Serikat kerja.

Gerakan informasi ke atas (upward) melalui tingkatan-tingkatan hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan secara mendasar dihubungkan dengan fungsi pengawasan. Sebagai contoh, penyampaian data keluaran produksi ke atas adalah esensial bagi fungsi pengawasan produksi. Disamping itu, komunikasi ke atas juga melaksanakan peranan integratif dengan menyediakan sarana-sarana penyampaian masalah-masalah yang dihadapi karyawan. Survai sikap, manajemen berdasarkan sasaran (management by objective), dan terdengarnya keluhan merupakan beberapa contoh komunikasi ke atas. Secara lebih terperinci, aliran komunikasi vertikal ke atas mungkin berbentuk :

·         Kontak tatap muka;

·         Pertemuan kelompok;

·         Prosedur pengaduan;

·         Sistem kelah;

·         Daftar pertanyaan tentang semangat kerja;

·         Surat usulan;

·         Pemberian saran;

·         Wawancara;

·         Kebijaksanaan pintu terbuka (open-door policy)

·         Serikat kerja;

·         Mata-mata karyawan;

·         Desas-desus.

Aliran horizontal (Lateral)

            Komunikasi horizontal mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dalam suatu organisasi. Transmisi ini dapat dikelompokkan menurut terjadinya : (a) di antara para karyawan dalam kelompok kerja yang sama dan (b) antara kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar departemen. Sebagai contoh, dalam gambar akan ada aliran komunikasi horizontal dalam antara unit-unit kerja seperti pemasaran, produksi, keuangan, penelitian dan hubungan industrial; atau di antara para manajer pabrik atau superintendent. Komunikasi ini bersifat koordinatif, karena hal ini paling sering bersangkutan dengan aliran kerja. Karena komunikasi horizontal terutama terjadi di antara orang-orang yang berkedudukan sederajat atau hampir sepadan, maka cendering tidak begitu menakutkan, lebih akurat, dan lebih cepat dibanding komunikasi vertikal.

Aliran Diagonal

            Aliran komunikasi diagonal mencakup seluruh transmisi informasi yang memotong silang rantai perintah organisasi. Komunikasi diagoanl paling sering berbentuk interaksi antara para manajer lini dan para anggota staf atau unit-unit pelayanan. Dalam masalah ini para pemimpin organisasi perlu menyadari bahwa sering terjadi konflik dalam komunikasi lini – staf diagonal. Berbagai studi yang telah dilakukan mengambil kesimpulan bahwa para staf mempunyai kegiatan komunikasi dan pengetahuan tentang berbagai peristiwa organisasi lebih besar daripada para karyawan lini. Suatu studi yang dilakukan Davis memberikan beberapa keterangan tentang hal itu :

1.      Komunikasi merupakan fungsi utama banyak spesialis staf. Mereka secara rutin mendapatkan data dan melaksanakan kegiatan-kegiatan, seperti penyiapan laporan-laporan dan penyebaran pengarahan-pengarahan.

2.      Para spesialis staf biasanya mempunyai saluran-saluran komunikasi lebih pendek ke manajemen puncak (atas), karena pada umumnya personalia staf ditempatkan pada posisi-posisi tinggi dalam hirarki manajemen.

3.      Banyak spesialis staf harus secara teratur mendatangi berbagai departemen suatu perusahaan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Mobilitas ini memungkinkan mereka mempunyai kesempatan lebih besar untuk memperoleh dan menyebarkan informasi, sehingga dapat mengembangkan jangkauan komunikasi yang lebih luas.

4.      Karena keahlian khusus mereka, para spesialis staf biasanya lebih banyak terlibat dalam pelaksanaan keputusan-keputusan dibanding karyawan lini.